生活改善

時間管理が超苦手…というあなたを楽にする5つのコツとおすすめツール3選

こんな悩みありませんか?

■時間管理をするメリットが知りたい
■時間管理が上手くなりたい
■時間管理が得意になるツールがほしい

どうも、ぼんどです。

スケジュール通りに終わらない…
仕事の見通しがいつも甘い…

あなたも
そんな時間管理が苦手で
悩まされている1人だと思う。

そんなあなたの悩みを
解決してもらうため

①時間管理をする3つのメリット
②時間管理が上達する5つのコツ
③オススメの時間管理ツール3選

この3つのポイントで
「時間管理が超苦手…というあなたを
楽にする5つのコツとおすすめツール3選」
を紹介します。

ぼんど

この記事では、あなたの時間管理術を見直し楽になってくれることが目的で書いています!ぜひ最後までお付き合いください!

ぼんど

ぼんどです。
Twitterもやってますので是非フォローお願いします。

①時間管理をする3つのメリット

まずはメリットを知ろう

時間管理をするメリットが知りたい

そんなあなたへ
時間管理をする3つのメリット
を説明します。

時間管理をする3つのメリット
1)無駄を省ける
2)心の余裕ができる
3)細分化が得意になる
ぼんど

まずはメリットを知って「時間管理って魅力的!」って思うことからはじめてみてください!ではそれぞれ詳細を説明していきます!

1)無駄を省ける

「無駄を省ける」
ことが時間管理をする
大きなメリットの1つです。

時間管理をしていくと
「これは自分がやるべきことなのか?」
「本当に自分が取り組むべきことは何か?」

など取捨選択ができるようになります。

それを繰り返していくうちに
無駄が削ぎ落とされていき
自分にとって大事なことだけに
絞って時間を使えるようになります。

いつも仕事が遅いと感じる…そんなあなたは時間管理が苦手で自分がやるべきことの取捨選択ができていない可能性があります。ぜひ下記の記事で仕事が遅い原因をさらに深堀りして解決策を見つけてみてください。

※記事はコチラ↓↓
【必見】仕事が遅いと思うサラリーマンの「5つの原因」「6つの改善方法」「3つのデメリット」を解説

2)心の余裕ができる

時間管理ができると
「心の余裕ができる」
ようになります。

時間管理が上手になり
自分の見立てどおりに仕事を
終えることができると余った時間を
別のことに使えるようになれます。

そして余った時間を
自分の好きなことに使うと
ストレスコントロールが上手になり
心の余裕に繋がるというわけです。

時間に余裕ができたら、その時間はぜひ趣味の時間にあてていきましょう!もし趣味があまり無い…という人は下記の記事を参考に自分の趣味を探してみてください!

※記事はコチラ↓↓
まだ遅くない!大人が趣味をもつ「4つのメリット・みつける時の5つの注意点・オススメの趣味7選」

3)細分化が得意になる

時間管理の上達にあわせて
「細分化が得意になる」
のもメリットです。

例えば
1つの仕事を任されたとしても
時間管理をするため、
その仕事をさらに分解・俯瞰して
みる癖がつきます。

その癖が他のことにも派生して
色んなことを俯瞰してみるようになり
結果ものごとを細分化する力が
身についていくようになります。

仕事の要領が悪いんです…という人は時間管理が苦手なのかもしれません。その他にも仕事の要領を良くする方法は下記の記事で詳細をまとめています。ぜひあわせて読んでみてください!

※記事はコチラ↓↓
仕事の「要領が悪い」と思っている人が考えるべきポイント【結論:5つの原因と6つの改善策】

時間だけが唯一平等なもの

「時間管理は嫌いだから仕方ない…」

と諦めてしまっていないでしょうか?

実は世の中に
どんなところにいても
どんなに稼ぎに差があっても
どんな環境にようとも
唯一平等なものがあります。

それが時間です。

そんな平等な時間を
コントロールできないというのは
唯一みんなに与えられた権利を
放棄するのと同じことです。

時間を制するものは人生を制する。

つぎのポイントでは時間管理を
するためのコツを紹介するので
ぜひそこから時間管理のスキルを
盗み取っていってください!

あなたの時間を大切にするため時間管理をしていこう!

時間管理をする3つのメリット
1)無駄を省ける
2)心の余裕ができる
3)細分化が得意になる

時間はいまこの瞬間も
刻一刻と過ぎていっています。

時間は平等であり有限です。

あなたの大切な時間を管理すると
上記の3つのメリットが得られる
ことを忘れないでください!

②時間管理が上達する5つのコツ

コツを掴めばあなたも時間管理の達人になれる!

時間管理が上手くなりたい

と言うあなたのために
時間管理が上達する5つのコツ
を紹介します。

時間管理が上達する5つのコツ
1)予想の+25%で考える
2)重要度を軸において優先度を決める
3)「イフゼンプランニング」をつかう
4)「ポモドーロテクニック」をつかう
5)管理は1つにまとめる
ぼんど

誰でもできるコツを5つ厳選しましたので参考にして早速取り入れてください!詳細はこれから説明していきます!

1)予想の+25%で考える

時間管理が上手になるには
「予想の+25%で考える」
ことが大事です。

つねに+25%で考えると
時間の余裕がうまれるからです。

【例】+25%で考えるとは?

・1時間で完了しそうな作業→1時間15分で見積もって期限設定する

・1時間で期限設定された作業→45分で完了させるよう段取りする

このように25%の
余裕をもたせるだけで
万が一の事態がおきたときの
カバーも含めて余裕をもって
時間管理が可能になります。

ぼんど

私は勝手にこれを「25%ルール」と呼んでますが、時間内で終わらせるためには余白設定を作って置くことは大切です。もし期限より早く終わらせれば御の字ですし、余白をもって時間きっちりに終わらせても、相手の信頼を得ることが可能です!

2)重要度を軸において優先度を決める

「重要度を軸において優先度を決める」
とルール化しておくのもいいです。

仕事は大きく4つに下記に分類されます。

緊急で重要な仕事緊急じゃなく重要な仕事
緊急で重要じゃない仕事緊急じゃなく重要じゃない仕事

上記の4つのうち上の2つの
重要度が高いものだけを
自分がやる仕事と制限するのです。

そうするとやることが明確になり
時間管理が楽になります。

ぼんど

あなたの中で重要じゃないって思った仕事は外注して任せてしまうのが一番です。「ココナラ」や「クラウドワークス」では色んな仕事を請け負ってくれる人が沢山いますので、あなたが重要じゃないと思った仕事は任せてしまうのも手です!

3)「イフゼンプランニング」をつかう

if-then プランニング は,事前に「いつ」「何を」やるかを,はっきりと決めておくテクニックのことです.

ハイディ グラント博士の研究によると,if-then プランニング を使うことで,(ただタスクをやると決めたときと比較して)実行できる確率が2倍から3倍高くなります

「if-then」は「もしこうなったら,こうする」という意味です.

SMATU.net:「if-then プランニング(イフ ゼン プランニング)を使って目標を達成する方法」より引用

上記引用のとおり
「イフゼンプランニング」
を使うと時間管理が上手できます。

例えば下記のような方法です。

【イフ(if)】コーヒーを飲んだら
【ゼン(then)】5分だけメールをチェックする

【イフ(if)】資料をp3作ったら
【ゼン(then)】全体の構成を1分だけ見直す

このように
イフをスイッチとして
ゼンの部分と関連付ければ
仕事がスムーズに進み
時間管理内の作業完了の助けに
なってくれます。

ぼんど

プライベードでも「歯磨きをしたら、スクワットを20回する」などイフゼンプランニングはどんな場面でも役立つ手法です!使わない手はありませんよ!

4)「ポモドーロテクニック」をつかう

「ポモドーロ・テクニック」という言葉を聞いたことがあるだろうか。仕事や勉強、家事などのタスクを25分間続けた後に5分の休憩を取り、そのサイクルを最大4回続けるという時間管理術のことだ。

Newsweek:「ポモドーロ・テクニック:世界が実践する時間管理術はこうして生まれた」より引用

「ポモドーロテクニック」
も時間管理を効率よく進めるのに
必要なテクニックになります。

上記引用の通り
25分作業をして5分休むことで
集中力をキープするテクニックです。

先ほど紹介した
イフゼンプランニングとあわせて
「25分作業をしたら5分休む」
と1つ設定してみてください。

ぼんど

時間管理をポモドーロ・テクニックやイフゼンプランニングで仕組み化することで、自分で考える時間でさえ省いてくことが出来るようになっていきます!

5)管理は1つにまとめる

「管理は1つにまとめる」
ことも時間管理に直結します。

仕事のスケジュールはメモ帳で管理、
プライベードは別のアプリで管理…

なんてバラバラに関していると
それぞれ開くだけで手間になります。

探す手間を省くことも
時間管理の重要なテクニックです。

必ず時間管理する方法は
1つにまとめましょう!

ぼんど

後ほど紹介しますが「Googleカレンダー」で時間管理をまとめてしまうのが一番ラクですよ!

コツは積み重ねで手に入れる

「時間管理のコツって地道だな…」

とここまで読んで感じた人もいると
思います。

正直なところ
一朝一夕で時間管理が上手になる
コツはありません。


一つひとつの積み上げによって
時間管理は上手になっていくのです。

そのため紹介したコツは
地味なものばかりかもしれません。

ただ、確実に積み上げていけば
成果に繋がりますので、
まずは3ヶ月!取り組んでもらえると
幸いです。

これであなたも時間管理の達人になれる!

時間管理が上達する5つのコツ
1)予想の+25%で考える
2)重要度を軸において優先度を決める
3)「イフゼンプランニング」をつかう
4)「ポモドーロテクニック」をつかう
5)管理は1つにまとめる

上記の5つのコツは
誰でも取り入れるものを
厳選しました。

即効性はないですが、
意識して地道に取り組んでいけば
必ず時間管理の達人になれます。

信じて取り組んでみてくださいね!

③オススメの時間管理ツール3選

誰でも手に入るツールを厳選!

「忙しい人がやめるべきことは?」

と考えているあなたへ
オススメの時間管理ツール3選
を最後に紹介します。

オススメの時間管理ツール3選
1)スマートスピーカー
2)グーグルカレンダー
3)A4用紙
ぼんど

どのツール簡単に手に入るものばかりです。これを手にれるだけで時間管理の助けに必ずなります。その理由をこれから説明していきますので、ぜひ読み進めてください!

1)スマートスピーカー

「スマートスピーカー」
は今では時間管理をするための
必須ツールです。

使い道としては
・スケジュール管理
・タイマー設定

この2つがメインです。

スケジュールは
カレンダーアプリと連携させる
ことでスマートスピーカー上で
管理することが可能
になります。

タイマーは
「25分後にアラームを鳴らして」
「5分後にアラームを鳴らして」
と言えばポモドーロ・テクニックを
サポート
してくれます。

ぼんど

オススメのスマートスピーカーは下記にリンクを参考にしてください!またそれぞれのカレンダーアプリとの設定の仕方もオススメの記事がありますので下記リンクを参考にしてみてくdさい!

■オススメのスマートスピーカーはこちら↓↓

Alexa(アレクサ)関係
created by Rinker
GoogleHome(グーグルホーム)関係
created by Rinker

■スマートスピーカーのスケジュール設定方法

2)グーグルカレンダー

「グーグルカレンダー」
は時間管理をする上での
必須ツールです。

色んなカレンダーアプリや、
物理的に手帳も使いましが、
これほどシンプルで使いやすい
ツールはありません。

また先に初回した
スマートスピーカーとの連携も
抜群なので取り入れてみてください!

ぼんど

グーグルカレンダーは下記から入手が可能です。もちろん無料で使えますので、時間管理が紙派という人もmまずは試してみて使い勝手を検証してみてください!

3)A4用紙

時間管理をするために
「A4用紙」
も必ず用意してください。

紙は竹馬の友。

仕事の内容を細分化したい時や
スケジュールを作り込む時には
紙がいちばん便利です。

その理由は
「どこでも書き足せる」
という点です。

ワードやエクセルと違い、
紙にはカーソルがありません。

紙の余白を使って色んな所に
書き足せるので全体像をつくるのに
最適なツールです。

ぼんど

紙を用意したら、ぜひ紙への「書き方」も勉強してみましょう!書き方を学ぶには「ゼロ秒思考」という本がオススメです。ぜひ読んでみて手法を真似してみてください!

対費用効果を考える

「そんなに効果があるのだろうか…」

考えているあなたへ
対費用効果を説明していきます。

ここまで紹介した3つのツールですが
初期投資はおおよそ下記のとおりです。

スマートスピーカー約15,000円
グーグルカレンダー無料
A4用紙(500枚セット)約500円
初期投資の合計約15,500円

これらのツールを手に入れて
毎日15分の余白時間を得られた
としましょう。

時給が1,200円だとしたら
毎日300円分の時間を得する
ことになります。

結果
「約15,500円÷300円=約51.6日」
となり2ヶ月もあれば初期投資は
回収可能になります。

たった2ヶ月です。

まさに時は金なり。

それぞれのツールを
買わない理由はないのでは
ないでしょうか?

ツールを集めて時間管理を強化していこう!

オススメの時間管理ツール3選
1)スマートスピーカー
2)グーグルカレンダー
3)A4用紙

上記の3つのツールを
手に入れればあなたの時間管理を
サポートしてくれることは確実です。

また初期投資は先ほど紹介した通り、
すぐに回収もできます。

早速それぞれのツールを手に入れて
あなたの時間管理を強化していって
もらえたら幸いです。

最後に

この記事のポイント

①時間管理をする3つのメリット
②時間管理が上達する5つのコツ
③オススメの時間管理ツール3選

この記事では
「時間管理が苦手」
というあなたへ

「時間はみんなに与えられた平等の権利で時間管理=人生管理ということ」
「時間管理はツールや仕組みによって誰でも上達できる」

ことに気づいてほしくて書きました。

この記事をきっかけに
あなたが時間管理が少しでも
上達することを願っています。