生活改善

【徹底】スケジュール管理が上手いサラリーマンになる3つの方法

どうも、ぼんどです。

皆さんの中で
「私のスケジュール管理は完璧だ」
と言える人はどの位いるだろうか?

恐らくスケジュール管理はしていても、
そのスケジュール通りに動けている人は
少ないだろう。

それでは折角のスケジュールも意味がない。

スケジュールを決めたなら
きっちりそのスケジュール通り
動いて貰いたい。

そこで今回は
「スケジュール管理が上手い
サラリーマンになる3つの方法」
を紹介していきたい。

ぼんど
ぼんど
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スケジュール管理が上手いサラリーマンになる3つの方法

「スケジュール管理が上手い
サラリーマンになる3つの方法」
は以下の3つだ。

①15分刻みのスケジュール管理を徹底する
②スケジュール管理はアプリで行う
③シングルタスクを徹底する


詳細はこれから説明する。

ぼんど
ぼんど
スケジュール詰め込み過ぎはNG!15分で一つの仕事を徹底していこう!

①15分刻みのスケジュール管理を徹底する

スケジュールは全て15分単位で考える

スケジュール管理が上手になる方法。

1つ目は
「15分刻みのスケジュール管理を
徹底する」
ことだ。

15分は緊張感、集中力を保ちやすい丁度良い時間

なぜ
「15分刻みのスケジュール管理」
をオススメするのか?

それは緊張感や集中力を保つのに
丁度いい時間帯だからだ。

よく30分や1時間の単位で
スケジュール管理をする人がいるが、
その単位では集中力が続かないと
思っている。

ただ、5分や10分だと
小刻みになりすぎて
スケジュール管理がしずらくなる。

だからその間を取って試してみた結果、
15分単位でのスケジュール管理が
緊張感を保ちながら集中も出来る
丁度良い時間単位だと考えている。

【例】私の15分単位刻みのスケジュール管理方法

具体的な例として
私がどのように15分刻みの
スケジュールを作っているかを
参考にして欲しい。

【例:1つの表を纏める作業】

・想定総工数:2時間
・スケジュール:
  0~15分…資料を見る人を考える
  15~30分…枠組みを作る
  30~45分…大項目を埋める
  45~60分…大項目を埋める
  60~75分…中項目を埋める
  75~90分…中項目を埋める
  90~105分…小項目を埋める
 105~120分…見直し・完成

ざっとこんな感じだ。

もしこれを細分化しなければ
大項目を作ったり小項目を作ったりと
作業が錯誤して効率が落ちるし、
纏めて同項目の作業をすることで
集中力も上がるようになっている。

ぜひ応用してみて
15分刻みのスケジュールを
使えるようになって欲しい。

15分刻みの最中は誰にも邪魔されてはいけない

とはいえ
いきなり依頼をしてきたり
急な依頼がくることもある。

そんな時はどうすればいいか?

まずは
「本当に急ぎで必要なのか?」
「期限がいつまでなのか?」

を聞こう。

それがわかったら
もし15分刻みのスケジュールの
最中であれば、
「その対応が終わってから」
スケジュールを組み直すようにする。

15分刻みで組んだスケジュールを
単位ごとで修正するのは良いが、
もし取り掛かっている場合は必ず
その15分を終わらせてから次に
取り掛かるようにしよう。

そうしないと途中どこまで
やっていたか考え直す時間や
集中力を取り戻すのに
また時間を掛けることになる。

絶対に
「15分刻みの最中は誰にも
邪魔されてはいけない」

と心がけるようにしよう。

スケジュール管理=15分単位に切り替えよう

賛同頂けなら
ぜひ今からでもスケジュールを
確認して全てを「15分単位」
切り替えよう。

効果はそれぞれじわじわと
実感できるようになってくるはずだ。

②スケジュール管理はアプリで行う

アプリでのスケジュール管理をしよう

スケジュール管理の手段は
手帳やアプリなど様々あるが
私は「アプリ」での管理を
オススメしたい。

手帳を開くのも手間

なぜ「アプリ」での
スケジュール管理をオススメしたいのか?

それは
「スケジュール管理のために
手帳を開くのも手間がかかる」

からだ。

大体の人は
スマホは常に手の届く所に
あるはずだ。

スマホにスケジュール管理アプリを
インストールしておけば
すぐにスケジュール管理が行える。

それが手帳になるとどうだろうか?

「手帳を探す」
   ↓
「手帳を開く」
   ↓
「筆記用具を探す」
   ↓
「スケジュールを書く」


これだけの手間が発生する。

そのため、
私はそんな手間も勿体ないので
アプリでの管理をオススメしたい。

オススメのスケジュール管理アプリ(2つ)

私が実際に使ってみて
良いと思ったスケジュール管理
アプリを2つ紹介する。

1つめは
「Googleカレンダー」
2つめは
「Lifebear」
だ。

理由はどちらも
「アカウントがあれば
スマホ・PCなどで共有可能」

という点だ。

スケジュールを調整する時に
スマホ・PCどちらを使っている
ケースでも同じスケジュール表で
調整できる機能は必須だと思う。

あとはそれぞれアプリに
よって多少の使用感の差はあるが、
色んなデバイスで共有できれば
問題ないのでそこに重点を
置いて貰えれば他のアプリでも
良いと思う。

便利なら手帳でも構わない

「私は手帳じゃないと駄目だ」
という人は無理には変えなくて良い。

あくまで手間を考えてアプリを
推奨しているが、長年使って来た
慣れなどもあるとは思う。

とはいえ
もし可能であればアプリでの
スケジュール管理も試してみて
欲しいとは思う。

比較をした上で
自分にとっての利便性を
追求していって欲しい。

すぐにスケジュール管理アプリをDLしよう

以上、
手間などの観点から
スケジュール管理アプリの
使用をオススメしてみた。

「まだ使っていない」
「使ってみようとは思っている」
という人はすぐにでも
試してみて自分に合うのか?

使いながら検証してみて欲しい。

③シングルタスクを徹底する

シングルタスクを徹底する

最後にスケジュール管理が
上手くなる方法として
「シングルタスク」の徹底を
オススメしたい。

2つ以上のタスクを同時にしてはいけない

なぜシングルタスクを
徹底して欲しいか?

それは2つ以上のタスクを
同時にこなすのは
「集中力が分散してしまう」
からだ。

Aのタスクをやって
Bのタスクをやって
まだAのタスクをやって…

という事を繰り返すと
「さっきAはどこまでやったっけ?」
などと思い出す時間が発生してしまう。

もしあなたが本を読んでいる最中に
算数の計算を解いて、また本の内容に
戻れと言われたらどうなるだろうか?

おそらく
「どこまで読んだっけ?」
と最初は考えてしまうはずだ。

その思い出す行為だけで
かなりの時間を無駄にしまうので
「シングルタスクを徹底」しよう。

1年に365分無駄にしている?

2つの作業を並行して行った場合、
前の作業を思い出して再開するまで
大体1分ほど掛かっている。

そんな事が毎日発生したら
どうなるだろう?

単純に1年で365分
思い出す時間に使っている事になる。

そんな事を10年続けたら3,650分
時間にして60時間
日数にして約2.5日だ。

思い出す時間を減らす為に
「シングルタスクを徹底する」
効果は十分にあると思う。

シングルタスクを積み重ねよう

どうしても2つ以上の
タスクを並行してしまう
癖が抜けないという人は
どすればいいか?

2つ目以降のタスクを
人に任せる勇気を持って欲しい。

自分はシングルタスクしか
出来ない人間と思い込み、
とにかくシングルタスクを徹底して
欲しいのだ。

効果は必ずあらわれるし
シングルタスクを徹底すると
時間の余裕が出来るように
なってくる。

そうして
余った時間で他に取り掛かろうと
していたタスクを「シングルタスク」で
こなしていって欲しい。

そうやってシングルタスクを
積み上げれば、今までの以上の
成果が出るだろう。

人間の脳はパソコンではない

人間の脳は
よりシンプルに考えようとする
力が働くので複数の事を
同時に行うとエラーが
起こってしまう。

並列処理ができる
パソコンでは無いのだ。

「シングルタスクを徹底する」
ことを極めていけば
スケジュール管理は更に
上手になるだろう。

最後に

私が会社を見ていても
「スケジュール管理が上手だな」
と思う人は殆どいない。

だからこそ
「スケジュール管理が上手になる」
というのは自分の価値を高めるために
必要なスキルだと思う。

今回紹介した3つの方法は
すぐにでも実践できる内容に
絞って紹介しているので、
ぜひ自分の価値を高めたい人は
今すぐに行動に移して欲しい。