学び

【必見】あなたが議事録と上手く付き合うコツ【無料フォーマットあり】

どうも、ぼんどです。

「議事録」
という言葉を聞いて
拒絶反応が出た人へ。

ぜひとも
この記事を読んでほしい。笑

世の中のサラリーマンは
「議事録をつけるのが苦手だ」
「いつ議事録をとるべきなのか?」
「簡単に議事録をとれる方法はないか?」

こんな悩みを持っている人が
いるのではないだろうか?

そこで今回はサラリーマンを
10年やってきた私が
「あなたが議事録と上手く
付き合うコツ」
を紹介していく。

ぼんど
ぼんど
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【必見】あなたが議事録と上手く付き合うコツ【無料フォーマットあり】

あなたが議事録と
上手く付き合うコツを
以下の3つに分けて
説明したいと思う。

①議事録をつけるだけでチャンス
常にメモを取る習慣をつける
私の使っている議事録フォーマットを

 無料で提供

では早速説明する。

ぼんど
ぼんど
議事録が上手な人はそれだけで武器を一つ持っていることになります!ぜひ習得しよう!

①議事録をつけるだけでチャンス

議事録をつけるだけでチャンス

「議事録をつけるのが苦手だ」
という人。

安心して欲しい。
殆どの人が苦手だ。

だからこそあなたが
「議事録をつけるだけで
チャンス」
が生まれる。

議事録をつけるのは面倒

なぜ
「議事録をつけるだけで
チャンス」
なのだろうか?

それは議事録は
会議中ずっと話を真剣に
聞かないといけず、
集中力を使うからだ。


そして
つけた後も参加者に
発信したり修正があったり
それなりに工数がかかる。


だから
みんな面倒だと思って
議事録をつけるのは
避けようとする。

そんな議事録を
率先してつける人が
いたらどうだろうか?


「必ず議事録をつけてくれる人」
が会議にいてくれたら
あなたはどんな気持ちになるだろうか?

きっと参加者全員が
安心と信頼をその人に
持つようになると思う。

皆が苦手は事を率先してやる…

そこには仕事で信頼を得る
チャンスが眠っている。

議事録は必ず感謝される

「誰か議事録をお願い」
と言われた時に誰も
率先して声や手を挙げない。

まるで
学校の委員会を決める時の
気まずさを味わった事がある人は
結構いるのではないだろうか?

(…誰かやってくれ)
(…自分は議事録つけたくない)


そんな心の声が聞こえてくる。

でもここで率先して
「私が議事録つけます」
という人がいたらどうだろうか?

みんなが確実に
「有難う!」
と思うはずだ。

議事録をつける人は
必ず感謝される。

もしあなたが率先して
議事録をつけたら…
沢山の人から感謝される
ようになるだろう。

他人も面倒を請け負うのは「付加価値」になる

「自分だって議事録つけるのは面倒」
という人がいるだろう。

もちろん…私も面倒だと思っている。

でも私はだからこそ
そこに「付加価値」
あると思う。

他人が面倒だと思うことや
避けたいと思うことは、
「誰かにやってほしい」
と思うことだ。

議事録もまさに
面倒な事だから率先して
あなたがつけるようになれば、
あなたの「付加価値」になる。

後は議事録をつける効率を
あげていく事が重要だ。

ここは後で説明するが
議事録をフォーマット化
しておく事をオススメする。

※無料フォーマットは最後に配布

このように
相手の面倒な事を請負い、
その面倒な事を効率化して
自分の手間を減らしていく。

そうすると
確実のあなたの「付加価値」
になるのだ。

面倒な事には必ずチャンスが潜んでいる

議事録をつけるのは
確かに面倒な事だ。

でも
それを苦手とさけるのではなく
誰も手をつけないチャンスとして
捉えると苦手意識もなくなると思う。

ぜひ
議事録をつけることは
あなたの「付加価値」を
作るチャンスだと思って欲しい。

②常にメモを取る習慣をつける

メモを取る習慣は世界を制する

「いつ議事録をつけるべきなのか?」
という考えの一番いい答えはこれだ。

「常に会議の時はあなたが
議事録をつけるべき」


でも
状況によってはそれが
難しいという場合もある。

そこで私は
「常にメモを取る習慣をつける」
ことをオススメしたい。

メモを取る習慣は世界を制する
…なんて言われる事もある位に重要だ。
(多分わたししか言ってない…)

誰も議事録をつけていないケースが多い

常にメモを取っておくのは
リスク回避に繋がる。

お粗末なことだが、
最初に議事録をつける人を
決めていなくて最後に
「誰か議事録つけた?」
みたいな会議…

結構の人が経験した事
あるのではないのだろうか?

そんな時に
あなたがメモを取っていたら
それをつなぎ合わせて
ある程度は記録として
残すことが可能になる。

その他にも
あなたがその場で議事録を
取れなかったとしても
メモを頼りに会議後の時間で
メモ内容を纏めて参加者に
展開することも可能だ。

だからこそ
議事録がつけれない状況でも
箇条書きでもいいのでメモを
取っておく事をオススメしたい。

【例】私のメモが会議を救う

何故ここまで
「少なくともメモは取る!」
と私が主張するのか?

実際に私のメモが
会議を救った事があるからだ。

先ほど書いたとおり
「誰も議事録をつけていなかった…」
というケースを
私も体験した事がある。

そこで私が自分で取ったメモを
頼りに会議の内容を纏めて
参加者に送りピンチを
救ったことがある。

もし
誰もメモを取っていなかったら
お互いの記憶が頼りなので、
次の会議で同じことを繰り返したり、
前の会議で決めた内容が覆されたり
する可能性もあった。

そこを
私が取ったメモが救ったのだ。

…救ったというと
大げさかもしれないが、
喜ばれた事は確かだ。

「頼まれなくてやる」ことが重要

「頼まれてもいないのに
メモまで取る必要ない」

こんな声が聞こえてきそうだ。

「頼まれる=仕事」
という考えで本当に良いのだろうか?

本当の仕事の価値は
「頼まれていないけど喜ばれる事」
にあると思う。

メモを取ることは
些細な事かもしれない。

でもそんな些細な事が
私の例のように価値を
生む時もあるのだ。

ぜひ考えを転換して
「頼まれなくてもやる」
ことを考えてみてほしい。

反射的にメモを取る習慣をつけよう

常にメモを取ることは
本当に重要だと思う。

実際に
「SHOWROOM」の
社長である前田さんも
今でもメモを大切だと
ご自身の著書でも言っている。

社長になってもメモを取る
習慣は重要なのだ。

ぜひあなたも
反射的にメモを取れるくらいの
習慣をつけていこう。

③私の使っている議事録フォーマットを無料で提供

議事録はフォーマット化して効率UPする

「簡単に議事録をとれる
方法はないか?」
と思うあなた。

先ほども書いたが
「議事録をフォーマット化」
すれば効率は上がる。

そこで簡単なものでは
あるが今回は私がいつも
議事録として使用している
フォーマットを無料で
提供したいと思う。

※フォーマットはこちら↓↓

フォーマット化で入力する手間を省く

会議のたびに
日付・場所などを
最初から書くのは
無駄の極みだ。


いつも入力するような
内容はフォーマット化して
入力する手間は省く。

そうすれば
会議の内容に集中できる。

もしちょっとフォーマットと
内容がずれても修正する手間も
少しですむ。

それだけ
フォーマット化をする力は
大きい。

フォーマットがあると応用が効く

フォーマットがあるのは
余裕を作ることにも繋がる。

会議の議題が深くなったり、
前の議題に戻ったりと
議事録をつける側も
右往左往することがある。

そんな時もある程度
議事録をフォーマット化
しておけば臨機応変に
対応することが出来る。

「応用を効かせるには基礎が重要」
と同じで応用を効かせるには
フォーマットを作っている
ことが大切だ。

フォーマットはあなた仕様にカスタムする

「このフォーマットでは
使い物にならない」


そんな人は
ぜひあなたの使いやすいように
フォーマットを変えて貰って
構わない。

あくまで
私が使っている仕様なので
あなたの職場環境などに
合わせて使いやすい
「あなた仕様」に
カスタムして貰いたい。

※フォーマットはこちらから↓↓

フォーマットを使い倒そう

今回提供する
フォーマットだけではなく
あなた自身でも色んな仕事を
フォーマット化していって
応用が効く人間になって欲しい。

今後も何か役立つ
フォーマットがあれば
提供していきたいと思う。

最後に

今回は
議事録との上手い付き合い方に
関して書いてみた。

今回紹介した
①議事録をつけるだけでチャンス
②常にメモを取る習慣をつける
③私の使っている議事録フォーマットを

 無料で提供

この3つを是非あなたの
生活で活かして欲しい。

改めて今回この記事で
紹介したものは下記に貼るので
参考にして頂きたい。

※フォーマットはこちら↓↓